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Frais professionnels : Ce que change le BOSS pour les employeurs et salariés

 La gestion des frais professionnels est un sujet central pour les employeurs et les salariés. Avec l'introduction du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) , de nouvelles directives et clarifications sont lieux de modifier les règles applicables. En vigueur depuis avril 2021, ce guide de référence actualisé a apporté des évolutions importantes sur plusieurs aspects de la prise en charge des frais professionnels. Voici un tour d’horizon des principaux changements.

1. Une centralisation des règles

Le BOSS a pour objectif de centraliser l'ensemble des règles relatives à la Sécurité sociale. Concernant les frais professionnels, il regroupe toutes les dispositions en un seul document, les rendant plus accessibles et compréhensibles. Ce nouvel outil en ligne permet une meilleure visibilité et garantit une interprétation uniforme des textes.

2. Définition des frais professionnels

Le BOSS clarifie la notion de frais professionnels, qui désigne désormais de façon précise les dépenses engagées par un salarié dans l'exercice de son activité professionnelle et qui doivent être remboursées par l'employeur. Cela exclut les frais à caractère personnel ou non directement liés à l'activité professionnelle.

3. Modalités de remboursement encadrées

Le BOSS précise les deux modes de remboursement possibles :

  • Au réel : sur présentation de justificatifs (factures, reçus).

  • Sous forme de forfait : via des indemnités forfaitaires, dans les limites fixées par l'administration.

Les employeurs doivent veiller à bien respecter ces plafonds pour éviter les redressements en cas de contrôle URSSAF.

Zoom sur les plafonds

Les plafonds d'indemnités forfaitaires pour les repas ou les déplacements ont été actualisés et sont consultables dans le BOSS. Par exemple :

  • Frais de repas : 7,10 € par repas si aucune cantine ou solution de restauration n'est disponible.

  • Indemnités kilométriques : selon le barème officiel, qui varient selon la puissance fiscale du véhicule.

4. Précisions sur certains frais spécifiques

Le BOSS a également apporté des précisions sur des catégories de frais qui étaient parfois sources de confusion :

  • Télétravail : les remboursements liés au télétravail (indemnités forfaitaires ou frais réels) sont désormais mieux encadrés.

  • Mobilité durable : les frais de transport (indemnité vélo, forfait mobilités durables) bénéficient d'un traitement spécifique et sont exonérés dans certaines limites.

  • Déplacements professionnels à l'étranger : des précisions sont proposées sur les montants forfaitaires applicables en fonction des zones géographiques.

5. Allègement des obligations déclaratives

Un autre avantage majeur du BOSS est la simplification des obligations déclaratives pour les employeurs. En suivant les recommandations et en respectant les plafonds fixés, les entreprises peuvent éviter des erreurs qui pourraient conduire à des sanctions en cas de contrôle.

6. Renforcement des contrôles URSSAF

Avec cette harmonisation des règles, les contrôles de l'URSSAF deviennent plus stricts et mieux ciblés. Les employeurs sont donc incités à respecter scrupuleusement les indications du BOSS, notamment en matière de justificatifs et de plafonds d'indemnisation.

Ce que les entreprises doivent faire

Pour se conformer au BOSS, voici quelques recommandations :

  1. Mettre à jour les politiques internes : intégrer les nouvelles règles dans les guides internes et les contrats de travail.

  2. Former les équipes RH et comptables : pour garantir une gestion correcte des frais professionnels.

  3. Auditer les pratiques actuelles : vérifier que les remboursements respectent les plafonds et les modalités définies.

Conclusion

Le BOSS marque une étape importante dans la gestion des frais professionnels, en simplifiant et en uniformisant les règles. Si ces changements nécessitent une adaptation des entreprises, ils offrent également une meilleure sécurité juridique et une transparence accrue pour les salariés. En respectant les nouvelles directives, les employeurs et salariés peuvent ainsi bénéficier d'une gestion des frais professionnels optimisée et conforme.

Vous souhaitez en savoir plus ou adapter vos pratiques aux nouvelles règles ? Contactez nos experts pour un accompagnement personnalisé.

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